6 Contoh Surat Komplain Yang Baik Dan Benar

Sebuah surat komplain dapat di buat karena ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan kesepakatan sebelumnya, misalnya produk rusak, kualitas dari produk dibawah standar, lamanya pengiriman , dan berbagai hal yang seharusnya sama dengan kesepakatan tapi ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan kesepakatan.

Contoh Surat Komplain Yang Baik Dan Benar | Anda mungkin membutuhkan contoh surat komplain jika suatu saat ingin memberikan komplain terhadap suatu hal yang tidak sesuai dengan kesepakatan yang sebelumnya telah dibuat. Komplain umumnya dibuat oleh pemesan/konsumen yang memesan sebuah produk/ jasa, namun ketika produk / jasa yang dipesan telah sampai ternyata diluar dugaan, produk /jasa tersebut tidak sesuai kesepakatan awal atau tidak sesuai dengan yang mereka beritahukan sebelumya.

Contoh Surat Komplain

Contoh Surat Komplain

PT Mobilan Menggema

Jl. Maju Terus No. 01 Telp.(021)123456

Sukoharjo, Jawa Tengah

Email : info@mobilan.id Web :mobilan.id

-----------------------------------------------------------

No: 05/HRD/MM/XII/2016 31 Desember 2016

Lampiran : 4 lembar

Hal : komplain produk

Kepada,

Yth. Bapak/Ibu Pimpinan

PT. Maju Karya Group

Jl Lurus Terus No. 321, Jakarta

Dengan hormat,

Kami selaku pimpinan PT Mobil Menggema memberikan penghargaan atas kerjasama yang telah dibagun antara PT Mobil Menggema dan PT Maju Jaya Group selaku penyedia bahan baku untuk stiker mobil selama hampir 6 bulan ini. Namun untuk kepentingan bersama mengenai dibuatnya surat ini kami ingin menyampaikan beberapa hal yang berkenaan dengan bahan baku yang perusahaan PT Maju Jaya Group kirimkan kepada kami. 

Sebelumnya kami ucapkan terimkasih karena bahan baku dari PT Maju Jaya Group telah sampai ditujuan pada tanggal 28 Desember dengan baik. Namun beberapa hal berikut ini harus kami sampaikan kepada perusahaan bapak/ ibu selaku pimpinan PT Maju Jaya Group, antara lain :

1. Terlambatnya pengiriman bahan baku yang seharusnya tanggal 15 Desember sudah sampai, dan dalam kesepakatan jika mundur maka mundurnya sekitar 5 hari , tapi dalam kenyataan mundurnya sampai 10 hari. 
2. Setelah bahan baku sampai dengan baik ke tempat kami, ternyata bahan bakunya tidak sesuai dengan kesapakatan sebelumnya, yang seharusnya bahan baku kualitas A tapi yang dikirimkan kualitas B.
3. Jumlah bahan baku yang seharusnya berjumlah 200 kg hanya terkirim 180 kg. 

Itulah 3 hal komplain kami terkait dengan bahan baku yang PT Maju Jaya Group kirimkan kepada kami. Untuk selanjutnya kami mengingingkan pergantian bahan baku sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Karena dari keterlambatan dan tidak baiknya bahan baku tersebut menjadikan terganggunya proses layanan iklan mobil berjalan kami. 

Semoga kerjasama yang telah terjalin 6 bulan ini bisa berlanjut sampai habis masa kontrak kita. Berikut juga kami lampirkan berkas bukti bahan baku dan nota kesepakatan yang dilanggar. Terimakasih atas perhatian bapak/ibu pimpinan perusahaan.

Hormat kami

PT Mobilan Menggema

Hery Purnomo

Direktur Utama

Contoh Surat Komplain

CV SEKAR MAJU JAYA

Jalan Raya Soekarno-Hatta No. 123

Sekaran Gunungpati, Semarang 50229 cp: 024-08768656

e-mail: sekar.maju.jaya@gmail.com website:www.sekar.maju.jaya.co.id

_______________________________________________________

No : 040/HRD/SMJ/X/2013 10 Oktober 2013 

Lamp : -

Hal : Komplain

Kepada , 

Yth. Bapak/Ibu Pimpinan

CV MUTIARA GROUP

Jalan Majapahit No. 231, Surabaya

Dengan hormat, 

Kami selaku manajemen CV SEKAR MAJU JAYA mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang selama ini terjalin. Namun demi kepentingan bersama dengan surat ini kami ingin menyampaikan beberapa hal berkenaan dengan bahan baku yang kami pesan dari perusahaan anda. 

Bahan baku yang kami pesan sudah tiba apda tanggal 8 oktober 2013 namun kondisi bahan baku berupa serat polyester tidak sesuai dengan yang kami inginkan, dengan rician sebagai berikut: 

Kemasan mengalami kerusakan sehingga serat kotor.

Bahan baku yang dikirim tidak sesuai dengan apa yang kami pesan

Bahan baku mengalami keterlambatan.Kami berharap bahwa bahan baku tersebut segera diganti mengingat proses produksi akan berhenti jika bahan baku tidak ada. Demikian surat ni kami sampaikan dengan maksud agar dikemudian hari tidak terjadi hal yang sama. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu pimpinan perusahaan.

Hormat Kami,    

CV SEKAR MAJU JAYA 

Contoh Surat Komplain Toko Elektronik

Bandar Lampung, 6 September 2016
Nomor: 11/AB-CD/EFGH/II/2016
TOKO ELEKTRONIK
Jl. Jambu Air, No. 11, Bandar Lampung
Subjek: Komplain tentang beberapa barang yang rusak
Kepada
PT. KOMPUTER BAGUS
Jl. Ahmad Yani, No. 01, Tangerang
Dengan hormat,
Melalui surat ini kami menginformasikan bahwa pesanan kami telah sampai tepat waktu. Namun, setelah kami memeriksa produk yang anda kirim, ada beberapa kerusakan pada beberapa komputer.
Kerusakannya sebagai berikut:

1. Tiga unit CPU rusak
2. Lima unit keyboard rusak

Sebagai buktinya, kami akan mengirimkan kembali pada anda barang yang rusak untuk diperiksa kembali oleh perusahaan anda.
Kami berharap kedepannya, kami tidak akan menerima produk yang rusak lagi seperti ini. Jika hal ini terjadi lagi, kami meminta maaf kalau kami akan memutuskan kontrak kerjasama kita.
Terima kasih atas perhatian anda. Kami menunggu surat balasan anda.
Hormat kami,
TOKO ELEKTRONIK

Contoh Surat Keluhan Pelanggan Toko

Kepada
Manager Toko Aman Book and Stationeri
Jalan Dorayaki No. 1A Kota Bali

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami ingin menyampaikan beberapa keluhan ketika kami membeli perlengkapan alat tulis kantor di tempat dimana Bapak atau Ibu bekerja. Tetapi sebelumnya saya perkenalkan diri saya terlebih dahulu, Saya bernama Alexander Suwiryo, umur 40 tahun. Saya merupakan pegawai swasta dari sebuah perusahaan ternama di Kota Bandung.

Pertama – tama kami jelaskan terlebih dahulu bahwa kami merupakan pelanggan setia toko Aman Book and Stationeri sejak toko ini baru dibuka di Jalan Dorayaki, yaitu sejak tahun 2000. Sejak awal kami berbelanja alat tulis tidak pernah ada masalah, tetapi ketika kami mencoba fasilitas layanan antar toko sejak sekitar 3 bulan yang lalu, menjadi banyak masalah.

Masalah pertama adalah ketika kami memesan HVS 100gr Merk Kertasku sebanyak 20 rim pada tanggal 3 Agustus 2016, yang dikirim ke tempat kami hanya 15 rim, dan itu waktunya lama sekali. Dijanjikan sampai dalam 1 jam, pada kenyataannya sampai 5 jam. Dan perusahaan kami sudah mau tutup dan tidak ada kejelasan dari toko Bapak/ Ibu.

Masalah Selanjutnya ketika kami memesan pulpen hitam merk Pulpenku sebanyak 50 box pada tanggal 10 September 2016. Yang dikirim memang 50 box dan tepat waktu, tetapi 30 box dari pulpen tersebut tidak berfungsi. Bayangkan, hampir setengahnya rusak semua. Padahal kami selalu membeli pulpen merk Pulpenku dan tidak pernah ada masalah. Dan yang terakhir ketika kita memesan kertas merk Kertasku lagi sebanyak 20 rim pada 10 pengepakan kiriman kurang baik yang mengakibatkan 10 rim kertas HVS putih dalam kondisi cacat.

Berkenaan dengan hal itu dan mengingat usaha kami sangat membutuhkan layanan antar karena tidak ada orang yang sempat membeli ke toko Bapak/ Ibu secara langsung, kami harap, sebelum dikirim tolong dicek kondisi awal hingga pengepakannya. Sehingga, semua tetap dalam kondisi baik.

Kami berharap hubungan kerja yang telah terjalin baik selama ini tidak disia-siakan. Atas perhatian dan kerja sama baik dari Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Alexander Suwiryo

Baca Juga:
-3 Contoh Surat Lamaran Kerja Lulusan SMK Jurusan Akuntansi Yang Baik
-3 Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Bagi Hasil Yang Baik
-Contoh Surat Keterangan Domisili Yayasan yang Baik
-Contoh Surat Edaran Umum Baik dan Benar

Contoh Surat Keluhan Pelanggan Hotel

Kepada
Manager Pelayanan
Hotel Tentram Sejahtera
Jalan Dorayaki No. 1A Kota Yogyakarta

Dengan hormat,

Sebelumnya saya perkenalkan terlebih dahulu, saya bernama Alexander Suwiryo, saya merupakan pelanggan hotel Tentram Sejahtera sejak tahun 2000. Setiap 2 bulan sekali saya pasti menginap di hotel ini untuk urusan bisnis atau liburan keluarga.

Surat ini saya tulis sebagai ungkapan keluhan atas layanan yang diberikan saat saya berkunjung ke Yogyakarta dan menginap di Hotel Bapak/Ibu pada tanggal 1 November 2016 sampai dengan 4 November 2016.  Jauh hari sebelumnya saya sudah melakukan konfirmasi kepada pihak hotel dan  diberi jawaban kamar sudah disiapkan untuk kedatangan saya nanti tgl 1 – 4 November 2016 dan dalam keadaan bersih dan rapi karena sekarang sudah new management jadi lebih bagus katanya.

Pada tanggal 1 November 2016 malam hari, saya tiba di lokasi dan saya kaget ternyata apa yang dijanjikan jauh dari kenyataan yang ada, kamar dalam keadaan belum siap, dan kamar yang saya pesan ternyata dipindahkan ke kamar lain dengan alasan kamar yang saya pesan sudah diambil atau diisi oleh orang lain. Selain itu, kondisi kamar juga sangat kotor, gorden dalam kondisi robek dan kotor, dinding dalam kondisi kotor, sprei dan selimutpun juga tidak bersih dan di dalam laci meja masih banyak sisa sampah dan abu rokok serta kecoa-kecoa mati yang berbau busuk dan ditambah lagi tempat sampah yang masih terisi sampah dari tamu sebelumnya, air shower sangat kecil, lantai kotor, remote televisi tidak berfungsi di kamar saya. Dan ketika saya melakukan komplain, pelayan menjawab dengan jawaban yang berbelit- belit. Padahal saya adalah pelanggan yang sudah lama sekali dan sudah cukup mengenal beberapa karyawan yang sudah lama juga. Konsep new management yang ada menurut saya malah tidak lebih baik dari konsep yang sebelumnya.

Saya mengharapkan tingkat layanan tinggi dari hotel Bapak atau Ibu, dan saya sangat kecewa. Karena saya tidak ingin menghabiskan banyak waktu tentang masalah ini.   Semoga pelayanan dri hotel dapat segera ditingkatkan.

Bandung, 26 November 2016

Hormat saya,

Alexander Suwiryo

Contoh Surat Keluhan Pelanggan Salon

Bandung, 26 November 2016

Kepada
Manager Salon Cantik Cantiek
Jalan Dorayaki No. 1A Kota Bandung

Dengan hormat,

Melalui surat ini saya ingin menyampaikan keluhan ketika saya mencoba treathment rambut rontok di salon dimana Bapak atau Ibu bekerja. Tetapi sebelumnya saya perkenalkan diri saya terlebih dahulu, Saya bernama Mieska Kariniah, umur 30 tahun. Saya sudah menjadi langganan salon Cantik Cantiek selama satu tahun lebih.

Sebelumnya saya hanya melakukan creambath rutin dan selalu ditangani oleh Mbak Widya. Pada tanggal 4 November 2016, ketika saya ingin datang dan ingin melakukan creambath rutin saya, saya ditangani oleh pegawai baru, Mbak Sisca namanya. Ketika sedang dikeramas, Mbak Sisca menyarankan saya melakukan rambut rontok. Tadinya saya ragu, dan saya tanyakan kepada Mbak Sisca, apakah tidak apa – apa? Soanya kulit saya sensitif. Lalu kata Mba Sisca tidak apa – apa. Dan memang rambut saya memang rontok walaupun masih dalam tahap wajar. Ketika di treathment, tidak ada masalah apa – apa. Hingga saya pulang ke rumah. Sekitar 4 jam setelah melakukan treathment, kepala saya terasa panas, dan ketika saya usap rambut saya, rambut saya sangat rontok, dan setiap saya usap, banyak rambut yang rontok. Hingga akhirnya saya langsung pergi ke dokter spesialis kulit dan rambut rontok, kata dokter, itu salah melakukan langkah treathment, jadinya malah seperti itu, apalagi ditambah kulit saya yang memang sensitif. Jadi efeknya cepat terjadi. Dan akhirnya saya di treathment ulang yang memang benar – benar untuk rambut rontok.

Jujur, saya sangat kecewa dengan salon yang sudah menjadi langganan saya ini. Saya harap jika memang tidak bisa atau memang tidak berkompeten, tidak perlu melakukan hal yang memang tidak bisa. Saya tidak akan menuntut ganti rugi. Saya hanya harap, kedepannya lebih baik lagi dan tidak asal memberikan treathment.

Hormat saya,

Mieska Kariniah

Terdapat Beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam membuat surat keluhan. Hal – hal tersebut antara lain adalah sebagai berikut.

• Sebelum kita menulis, luangkan waktu dan pikirkan kembali apa yang telah terjadi. Jika Kita telah memikirkan semuanya masak-masak dan Kita sudah tahu apa yang Kita inginkan dan bagaimana cara Kita memintanya, maka Kita sudah siap untuk menulis surat keluhan.
• Pastikan dalam surat Kita tercantum nama, alamat, surel, dan nomor telepon Kita (rumah, kantor, dan ponsel jika memungkinkan). Selain itu, pastikan juga untuk meminta informasi mengenai pembaca surat agar Kita bisa mendapatkan informasi mengenai progres dari keluhan Kita.
• Baca lagi dan yakinkan bahwa semuanya jujur, tulus, dan bisa dibuktikan.
• Jangan berkata kasar. Ingatlah bahwa yang Kita inginkan adalah kompensasi atau penyelesaian masalah, dan menghina pembaca surat tidak akan menghasilkan keduanya. Jika Kita ingin memakai kata-kata yang lebih tegas, hindari kalimat pasif dan gunakan kata-kata yang lebih langsung dan deskriptif.
• Memasukkan keluhan dalam bentuk surat memiliki efek yang lebih kuat dibanding mengirimkannya melalui surel, faksimili, atau komentar di blog atau situs perusahaan. Kebanyakan perusahaan memperlakukan keluhan formal tertulis sebagai prioritas yang lebih tinggi.
• Jika Kita menulis untuk mengeluhkan seseorang tertentu, batasi surat Kita pada keluhan untuk orang itu saja dan jangan menggeneralisasikan satu perusahaan. Jika Kita menulis keluhan tentang peraturan perusahaan, jangan menghina pembaca atau peraturannya. Cukup nyatakan permasalahan Kita dan bagaimana Kita ingin masalah tersebut diselesaikan.
• Jangan mencantumkan kesaksian orang lain di dalam surat Kita. Sebenarnya jika menurut Kita permasalahan ini akan sampai di meja hijau, Kita mungkin ingin menyembunyikan bukan hanya pernyataan saksi namun juga nama mereka. Ingat juga bahwa langkah hukum mungkin akan membutuhkan biaya. Lebih baik mencapai kesepakatan secara informal atau setidaknya dengan perjanjian.
• Simpan salinan semua korespondensi dan tanggal surat-surat Kita dikirim.
• Ada situs pelanggan di mana Kita bisa menuliskan keluhan serta mencari tahu juga apakah orang lain pernah berada dalam situasi yang sama dengan perusahaan yang sama pula.

Demikian dari Contoh surat keluhan pelanggan format resmi. Semoga dapat menjadi bahan referensi dalam membuat surat keluhan yang baik dan benar secara professional.

Lokasi:

Share :